Methoden für ein smartes Zeitmanagement

Geöffnetes Buch Lesedauer: 44 min

Viele von uns kennen das Problem: Wir wollen unsere Aufgaben erledigen, aber Ablenkungen und das Verlieren in Details halten uns davon ab. Vor allem, wenn wir frisch ins Berufsleben eingestiegen sind und manche später alltägliche Aufgaben schnell überfordern.

Dies führt oft dazu, dass Aufgaben nicht rechtzeitig abgeschlossen werden und andere wichtige Bereiche darunter leiden. Schon im Studium erleben viele, dass sie mit ihren Aufgaben in Rückstand geraten und den Überblick verlieren. Damit dir das nicht passiert und du bestens auf die Arbeitswelt vorbereitet bist, haben wir die wichtigsten Zeitmanagement-Methoden für dich zusammengestellt.

Diese Techniken helfen dir, jederzeit fokussiert und effizient zu bleiben, damit du deine Ziele wirklich erreichen kannst - und das pünktlich.

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Was versteht man überhaupt unter Zeitmanagement?

Man könnte denken, dass Zeitmanagement selbsterklärend ist – man organisiert seine Zeit, um sie effizient zu nutzen und Aufgaben zu erledigen. Doch in Wirklichkeit geht es weniger darum, die Zeit selbst zu managen, sondern vielmehr darum, die eigenen Aufgaben und Arbeitsweisen zu optimieren. Deshalb wird der Begriff "Selbstmanagement" immer beliebter. Mit den richtigen Methoden lernst du, deine Arbeitszeit sinnvoll zu nutzen - als dein eigener Zeitmanager.

Probiere die Methoden aus, die dich am meisten ansprechen, und finde heraus, welche für dich am besten funktioniert. Oder kombiniere verschiedene Ansätze und entwickle deine eigene Methode.

Wichtig ist, dass du eine Vorgehensweise findest, die für dich am effektivsten ist. Es gibt nicht die eine allgemeingültige Methode.

Vorteile von der Arbeit mit Zeitmanagement-Methoden

Unabhängig von deiner eigentlichen Tätigkeit: Wenn sich Zeitmanagement Methoden in deiner Arbeitsweise etablieren, kannst du von mehreren Vorteilen profitieren.

  • Du bekommst eine Routine
  • Bessere Work-Life-Balance
  • Mehr Zeit für dich, Freunde, Familie, etc.
  • Mehr Produktivität
  • Stressreduktion

16,5 Zeitmanagement Methoden für dich

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Methoden, die dir helfen können, deine Aufgaben und Zeit effektiv zu ordnen und zu managen. Wir haben für dich 16 ½ bewährte Methoden zusammengestellt – 16 Hauptmethoden und eine zusätzliche Variante, die eine bereits vorhandene Technik ergänzt.

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip dient dazu, deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Deshalb wird es oft als Matrix mit vier Quadraten aufgebaut:

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  • A-Aufgaben: Diese Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig. Du solltest sie sofort erledigen, um Probleme zu vermeiden.
  • B-Aufgaben: Diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht so dringend. Plane feste Zeiten ein, um sicherzustellen, dass sie nicht vergessen werden und rechtzeitig erledigt sind.
  • C-Aufgaben: Diese Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Sie sollten delegiert werden. Oft handelt es sich um kleinere Aufgaben wie Telefonate oder E-Mails. Versuche, sie schnell zu erledigen oder an andere abzugeben.
  • D-Aufgaben: Diese Aufgaben sind weder dringend noch wichtig. Sie sollten entweder eliminiert oder, wenn nötig, delegiert werden.

Diese Zeitmanagement-Methode hilft dir dabei, deine Aufgaben zu sortieren. Eine detaillierte Planung ist jedoch nicht vorgesehen. Daher kann es sinnvoll sein, das Eisenhower-Prinzip mit einer anderen Methode zu kombinieren, um noch effektiver zu sein.

Die ABC-Analyse

Diese Methode dient eher der Vorbereitung deines Zeitmanagements. Wie beim Eisenhower-Prinzip geht es hier darum, deine Aufgaben nach Wichtigkeit zu ordnen. Hier unterscheidet man zwischen 

  • A = sehr wichtige Aufgaben
  • B = durchschnittlich wichtige Aufgaben
  • C = weniger wichtige Aufgaben 

Du kannst die Kategorien natürlich erweitern und an deine Bedürfnisse anpassen. Hauptsache du siehst, welche Aufgaben mehr Priorität haben, damit du diese dann auch am schnellsten erledigen kannst.

Die ALPEN-Methode

Hat rein gar nichts mit dem Gebirge zu tun - außer, du siehst deine täglichen Aufgaben als unüberwindbaren Berg. Dann kann die Methode helfen, deinen Tag effektiver zu strukturieren.

Hier dienen die Buchstaben als Eselsbrücke für die einzelnen Schritte:

  • A = Aufgaben definieren
  • L = Länge schätzen
  • P = Pufferzeiten einplanen
  • E = Entscheidungen treffen
  • N = Nachkontrolle

Am Anfang solltest du dir also zunächst all deine Aufgaben aufschreiben, um einen besseren Überblick zu haben.

Danach schätzt du ein, wie lange du für die einzelnen Aufgaben brauchst. Damit weißt du, ob du alle Aufgaben überhaupt schaffst oder ob du etwas auf den nächsten Tag verschieben solltest.

Es wird empfohlen, dass du ca. 40 % deiner Arbeitszeit als Puffer einplanen solltest. Diese Zeit dient dafür, dass immer mal wieder unerwartete Aufgaben anfallen können oder du bei einer geplanten Aufgabe doch länger brauchst, als geplant.

Mit „Entscheidungen treffen” ist gemeint, dass du deine Aufgaben nach Wichtigkeit sortierst. Hier könntest du zum Beispiel die ABC-Analyse nutzen. Es kann sein, dass du deine Planung dadurch abermals ordnen musst.

Die Nachkontrolle ist für das Ende deines Arbeitstages gedacht. Hier überprüfst du, inwieweit deine Planung funktioniert hat und ob du alles geschafft hast. Du kannst hier theoretisch dann bereits die Planung für den nächsten Tag erstellen. 

Die SMART-Methode

Der Name deutet es bereits an: Mit der SMART-Methode setzt du dir klare und erreichbare Ziele. Eben enorm SMART. Wie bei der ALPEN-Methode dient der Name als Eselsbrücke für die Anforderungen deiner Ziele:

  • S = spezifisch: Formuliere deine Ziele klar und präzise, damit du genau weißt, was du erreichen möchtest.
  • M = messbar: Deine Ziele sollten quantifizierbar sein, damit du deinen Fortschritt verfolgen und deine Erfolge sichtbar machen kannst.
  • A = attraktiv: Setze dir Ziele, die du wirklich erreichen möchtest. Das steigert deine Motivation und fördert die Akzeptanz, besonders wenn mehrere Personen involviert sind.
  • R = realistisch: Setze dir erreichbare Ziele. So vermeidest du Enttäuschungen und stellst sicher, dass du deine Aufgaben erfolgreich abschließen kannst.
  • T = terminiert: Bestimme klare Deadlines. Feste Zeitvorgaben erhöhen die Dringlichkeit und fördern die Produktivität.

Achte darauf, dass deine Ziele konkret und messbar sind, um deinen Fortschritt im Blick zu behalten. Setze dir attraktive und realistische Ziele, die dich motivieren und sicherstellen, dass du erfolgreich bist.

Schließlich hilft dir eine klare Deadline, fokussiert und zielgerichtet zu arbeiten. Mit der SMART-Methode bringst du Struktur in deine Zielsetzung und steigerst deine Erfolgschancen erheblich.

Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done (GTD) ist eine effektive Zeitmanagement-Methode, bei der du deine Aufgaben in fünf Schritten angehst und schriftlich festhältst. Dieses System eignet sich hervorragend für Aufgaben, die sich über längere Zeiträume erstrecken oder verschiedene Bereiche betreffen. Es ist ideal, um Arbeit und Privatleben gemeinsam zu organisieren.

  1. Sammeln: Schreibe alle deine Aufgaben auf. Dies verschafft dir einen klaren Überblick darüber, was erledigt werden muss.
  2. Verarbeiten/Durcharbeiten: Gehe deine Aufgaben durch und entscheide, ob du sie sofort, später oder gar nicht erledigen solltest. Aufgaben, die du nicht erledigst, kannst du entweder eliminieren oder delegieren.
  3. Organisieren: Sortiere deine Aufgaben in verschiedene Kategorien. Du kannst sie nach Wichtigkeit ordnen oder weiter in Gruppen aufteilen, um mehr Details und Übersichtlichkeit zu erhalten.
  4. Durchsehen: Überprüfe regelmäßig deine Aufgaben, um sicherzustellen, dass du den Überblick behältst. Organisiere gegebenenfalls um oder streiche erledigte oder unwichtige Aufgaben.
  5. Erledigen: Entscheide, welche Aufgabe als nächstes ansteht, basierend auf Kontext, verfügbarer Zeit, Energie und Wichtigkeit.

Diese von David Allen entwickelte Methode umfasst viele Aspekte des Selbstmanagements. Wenn du tiefer in die Methode eintauchen möchtest, bietet sich sein Buch "Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag" an.

Die Pomodoro-Technik

Du magst Intervalltraining als sportliche Herausforderung? Diese Zeitmanagement-Methode funktioniert ähnlich und ist besonders geeignet für Menschen, die sich leicht ablenken lassen und Schwierigkeiten haben, sich längere Zeit auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Mit dieser Technik arbeitest du in festgelegten Intervallen:

Eine Pomodoro-Session besteht aus folgenden Intervallen: 25 Minuten fokussiertes Arbeiten -> 5 Minuten Pause -> 25 Minuten fokussiertes Arbeiten -> 5 Minuten Pause -> 25 Minuten fokussiertes Arbeiten -> 5 Minuten Pause -> 25 Minuten fokussiertes Arbeiten -> 30 Minuten Pause.

Insgesamt umfasst eine solche Session 145 Minuten (2 Stunden und 25 Minuten). Obwohl man regelmäßig Pausen macht, hilft diese Technik dabei, die Konzentration über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten.

Du kannst die Intervalle auch an deine Bedürfnisse anpassen und die Methode so gestalten, wie es dir am besten passt.

Das Pareto-Prinzip (80-20-Regel)

Laut dem Pareto-Prinzip stehen 20 % der Arbeit für 80 % des finalen Ergebnisses. Man sollte also einfach herausfinden, welche Aufgaben zu diesen 20 % gehören und erledigen. Schon hat man die wichtigsten Aufgaben erledigt und eine Menge geschafft.

Diese Methode hilft dir dabei, voranzukommen und deine Zeit effektiv zu nutzen. Hierzu gibt es weiteres Material, dass dir dabei helfen kann, diese Methode anzuwenden. Asana hat dieses Prinzip zum Beispiel hier genauer erklärt.

Die 10-10-10-Methode

Diese Methode hilft dir dabei, Entscheidungen über die Aufgaben zu treffen, die vor dir liegen. Sie hilft dir sozusagen dabei, Aufgaben auszusortieren. 

Konkret geht es darum, dass du dich vor jeder Entscheidung fragst, welche Konsequenzen diese in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren hätte. Viel Konjunktiv, aber das gibt deinem Gehirn genügend Abstand, um fundierte Entscheidungen zu treffen. 

Der 60-60-30 Rhythmus

Diese Methode richtet sich ebenfalls an Menschen, die Schwierigkeiten haben, sich über längere Zeit auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren. Sie berücksichtigt, dass ein konsequenter Plan mit regelmäßigen Pausen die Produktivität steigern kann.

Die Intervalle in diesem Modell sind wie folgt strukturiert:

  • 55 Minuten fokussierte Arbeit, gefolgt von 5 Minuten Pause
  • 60 Minuten fokussierte Arbeit
  • 30 Minuten Pause

Damit du das beste Ergebnis erzielst, gibt es einige Dinge zu beachten. Beseitige sämtliche Ablenkungen. Wenn es dir schwerfällt, dein Handy liegenzulassen, schalte es aus oder versetze es in den Flugmodus. Am besten legst du es außer Sichtweite, um der Versuchung zu widerstehen.

Überlege dir außerdem im Voraus, wie du die 30-minütige Pause gestalten möchtest. Plane Aktivitäten, die dir guttun und dich erfrischen, damit du danach wieder mit voller Energie durchstarten kannst.

Die 40-30-20-10 Regel

Diese Methode eignet sich hervorragend, um deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren und gleichzeitig die dafür benötigte Zeit effizient einzuteilen. Ähnlich wie die vorherigen Methoden, die auf festgelegten Intervallen basieren, weist diese Technik jedoch jedem Intervall eine spezifische Aufgabe zu:

  • 40 % der Zeit für die wichtigste Aufgabe
  • 30 % der Zeit für die zweitwichtigste Aufgabe
  • 20 % der Zeit für die drittwichtigste Aufgabe
  • 10 % der Zeit für alle anderen Aufgaben

Mit dieser Technik stellst du sicher, dass du deine Zeit hauptsächlich für die wichtigsten Aufgaben verwendest und nicht für weniger wichtige Tätigkeiten verschwendest.

Die 72-Stunden-Regel

Wusstest du, dass die Wahrscheinlichkeit, eine Aufgabe zu erledigen, sinkt, je länger du damit wartest? Um dem entgegenzuwirken, empfiehlt diese Methode, eine Aufgabe immer innerhalb von 72 Stunden zu beginnen.

Das stärkt deine Entschlossenheit und hilft dir, Aufgaben rechtzeitig anzugehen und erfolgreich zu bewältigen.

Time Boxing

Damit sollst du keineswegs gegen die Zeit anboxen. Vielmehr ist dies eine weitere simple Methode, mit der du es schaffst, Aufgaben zu erledigen.

Stell dir einfach einen Stundenplan vor, nur dass es anstelle von Schul- oder Uni Fächern Aufgaben sind, denen eine bestimmte Zeit zugeteilt wurde - du packst sie in Boxen.

Achte beim Zuordnen darauf, dass die Zeiten nicht zu lang oder zu kurz sind. Ansonsten kannst du dir deinen Plan zusammenstellen, wie du möchtest. 

Natürlich solltest du trotzdem noch auf Dringlichkeit achten. Plane also Aufgaben, die du sofort erledigen musst, für den Anfang der Woche oder des Tages ein. 

Küss den Frosch oder Eat the Frog

Bitte nicht wörtlich nehmen. Sowohl in der englischen als auch der deutschen Variante. Diese Zeitmanagement-Methode läuft frei nach dem Motto „zuerst die Arbeit, dann das Vergnügen” und ist im Grunde recht simpel.

Suche dir die schwierigste/schlimmste Aufgabe/Arbeit raus und erledige sie zuerst. Da die Motivation morgens meistens am höchsten ist, schaffst du gerade dann Aufgaben, auf die du weniger Lust hast, am ehesten. 

Ein weiterer Pluspunkt: Alle anderen Aufgaben kommen dir danach erst recht nicht mehr allzu schlimm vor. Mit dieser Methode trickst du dich also selber ein wenig aus und schaffst dadurch mehr. 

Die Salami-Taktik

Was kommunikativ eher nicht empfehlenswert ist, funktioniert als Zeitmanagement-Methode hervorragend.

Hier geht es vor allem darum, größere Aufgaben in kleineren Stücken zu verpacken. Wie schon bei der Getting Things Done-Methode geschieht dies in 5 Schritten:

  1. Zieldefinition festlegen. Was genau möchtest du erreichen?
  2. Maßnahmenkatalog erarbeiten. Wie möchtest du deine Aufgabe erledigen, um rechtzeitig fertig zu werden?
  3. Prioritäten setzen. Welche Aufgaben sind am wichtigsten, auf was konzentrierst du dich zuerst?
  4. Umsetzung starten. Bearbeite die Aufgaben nach und nach. 
  5. Belohnung einplanen. Belohne dich nach jeder Aufgabe. Entweder mit ein paar Minuten Pause, oder etwas anderem, das dir dabei hilft, konzentriert weiter zu arbeiten.    

Die Zeitflussanalyse

Die Zeitflussanalyse dient dazu, eine Grundlage für dich zu schaffen, mit der du deine Produktivität steigern kannst und auf der andere Zeitmanagement-Methoden aufbauen können. Dabei eliminierst du sogenannte Zeitdiebe – alles, was dich von deiner Arbeit ablenkt, wie zum Beispiel dein Smartphone, Social Media oder bestimmte Kolleg:innen.

Analysiere deine Arbeitsweise über einen bestimmten Zeitraum und identifiziere die Zeitdiebe, die dich behindern. Anschließend kannst du diese eliminieren und dadurch produktiver arbeiten. In Kombination mit anderen Methoden kann dies wahre Wunder wirken.

Kanban

Diese Methode stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung, kann aber von jedem genutzt werden, um einen klaren Überblick über alle Aufgaben und deren Status zu erhalten.

Im Kern basiert die Methode auf einem Whiteboard mit drei Spalten:

  • To Do’s (was erledigt werden muss)
  • Doing (was gerade bearbeitet wird)
  • Done (was bereits fertig ist)

Jede Aufgabe wird auf ein Post-it geschrieben und dann der passenden Spalte zugeordnet. Auf diese Weise behältst du den perfekten Überblick über alle deine Aufgaben und kannst sie bei Bedarf neu sortieren.

Die One Minute To-Do-List

Hierbei handelt es sich um eine ähnliche Methode, jedoch mit anderen Kategorien. Die Spalten werden wie folgt benannt:

  • Critical Now
  • Opportunity Now
  • Over the Horizon

Anstatt den Fortschritt deiner Aufgaben im Groben zu zeigen, geben diese Kategorien an, wann die Aufgaben erledigt werden sollten. "Critical Now" bedeutet, dass die Aufgaben dringend am selben Tag erledigt werden müssen. "Opportunity Now" zeigt Aufgaben, die an diesem Tag noch möglich sind. "Over the Horizon" bezieht sich auf Aufgaben, die noch weit entfernt von ihrer Erledigung sind.

Diese Methode eignet sich besonders gut für die Nutzung mit Online-Tools wie Asana oder Trello, die dir helfen, den Überblick zu behalten und deine Aufgaben effizient zu organisieren.

10 abschließende Tipps

  • Nicht jede Methode passt zu dir.
  • Probiere verschiedene Methoden aus, um diejenige zu finden, mit der du am besten zurechtkommst.
  • Du kannst auch Elemente verschiedener Methoden kombinieren und dir so deine eigene, maßgeschneiderte Methode erstellen.
  • Sei realistisch, wenn du dir Ziele und Zeitpläne setzt.
  • Visualisierung hilft enorm! Erstelle Pläne oder Diagramme, wenn dir das nützt.
  • Nutze Tools wie Asana, Trello, Meistertask, Microsoft Teams, Todoist oder Microsoft To Do, um deine Aufgaben zu organisieren.
  • Denke daran, dass gutes Zeitmanagement erlernbar und trainierbar ist. Gib also nicht zu schnell auf!
  • Plane genügend Pausen ein, um effektiv und gesund zu bleiben.
  • Sobald du die beste Methode für dich gefunden hast, integriere sie in deine Routine. Das hilft dir, deine Zeit effektiv zu nutzen.
  • Eliminiere Ablenkungen! Dadurch wirst du sofort eine Steigerung deiner Produktivität bemerken.

Zeitmanagement ist enorm wichtig, um dauerhaft produktiv zu sein. Mehr Ratschläge, wie du dein Arbeitsleben effektiv organisierst, findest du hier.